Mae KIM Inspire (KIM) yn cymryd gofal mawr i sicrhau diogelwch eich data personol. Rydym am i bawb sy'n dod i KIM am gefnogaeth neu sy'n ein cefnogi, deimlo'n hyderus y bydd y wybodaeth bersonol a gasglwn gennych yn cael ei phrosesu'n deg ac yn gyfreithlon.  Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae KIM yn casglu, yn defnyddio ac yn storio eich gwybodaeth bersonol (h.y. gwybodaeth sy'n eich adnabod neu a allai eich adnabod).

Pwy ydym ni

Mae KIM Inspire yn elusen gofrestredig sy'n gweithio gyda phobl i wella eu hiechyd meddwl a'u lles. Mae KIM wedi ymrwymo i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol a sicrhau ei bod yn cael ei phrosesu mewn modd teg, agored a thryloyw.

Mae KIM yn 'rheolydd data' o dan Ddeddf Diogelu Data 2018 sy'n golygu ein bod yn gyfrifol am brosesu a rheoli eich gwybodaeth bersonol.

Pryd fyddwn ni'n casglu gwybodaeth amdanoch chi?

Rydym am sicrhau bod pobl sy'n profi iechyd meddwl gwael yn cael y cymorth sydd ei angen arnynt. Rydym hefyd am sicrhau eich bod yn derbyn y cyfathrebiadau sydd fwyaf perthnasol i chi naill ai drwy'r post, galwadau ffôn, e-byst neu ymweld â'n gwefan.  Pan fyddwch yn ymwneud â KIM naill ai fel cleient, gwirfoddolwr, cefnogwr neu fel mynychwr yn un o'n digwyddiadau, rydym am sicrhau eich bod yn derbyn y gwasanaeth gorau.  Er mwyn galluogi'r KIM hwn gall gasglu gwybodaeth bersonol gennych chi pan fyddwch yn:

Cysylltwch â ni'n uniongyrchol: Gallai hyn fod os byddwch yn gwneud hunanatgyfeiriad drwy ein gwefan, yn llenwi ffurflen gais hunangyfeirio neu'n ein ffonio; cofrestru gyda ni ar gyfer un o'n digwyddiadau neu weithgareddau cymunedol; rhoi rhodd i ni; gwneud cais am swydd neu gyfle gwirfoddoli neu ddod yn Aelod KIM neu Ymddiriedolwr.

Rhyngweithio â ni drwy bartneriaid neu gyflenwyr sy'n gweithio ar ein rhan: Gallai hyn fod os ydych chi'n gweithio fel gweithiwr neu'n gwirfoddoli yn ein caffi menter gymdeithasol, Café KIM yn Heddfan yn ysbyty Wrecsam.

Rhyngweithio â ni trwy drydydd partïon: Gallai hyn fod os rhoddir eich manylion i KIM: drwy atgyfeiriad ar gyfer gwasanaethau KIM gan sefydliad arall; os ydych yn rhoi rhodd drwy drydydd parti fel Just Giving neu gan drydydd partïon eraill yr ydym yn gweithio gyda nhw ac yn rhoi caniatâd i'ch gwybodaeth bersonol gael ei rhannu â ni.

Ewch i'n gwefan: Gall KIM gasglu gwybodaeth a allai gynnwys pa dudalennau ar ein gwefan yr ymwelwyd â hwy fwyaf a pha wasanaethau, digwyddiadau neu wybodaeth sydd o ddiddordeb mwyaf i chi.  Efallai y byddwn hefyd yn olrhain pa dudalennau rydych chi'n ymweld â nhw pan fyddwch chi'n clicio ar ddolenni mewn negeseuon e-bost gennym ni.  Rydym yn defnyddio 'Cwcis' ar ein gwefan i helpu'r wefan i weithio – gweler isod am ragor o wybodaeth am gwcis.

Ewch i'n safle: Mae gan KIM gamerâu CCTV y tu allan i'r Hwb, Park Lane, Treffynnon.  Mae'r CCTV yn dal delweddau o'r holl unigolion sy'n dod i mewn neu'n gadael adeilad yr Hwb a'r ardd a'r maes parcio cyfagos o fewn ein ffin.

Cysylltwch â ni'n uniongyrchol: Gallai hyn fod os byddwch yn gwneud hunanatgyfeiriad drwy ein gwefan, yn llenwi ffurflen gais hunangyfeirio neu'n ein ffonio; cofrestru gyda ni ar gyfer un o'n digwyddiadau neu weithgareddau cymunedol; rhoi rhodd i ni; gwneud cais am swydd neu gyfle gwirfoddoli neu ddod yn Aelod KIM neu Ymddiriedolwr.

Rhyngweithio â ni drwy bartneriaid neu gyflenwyr sy'n gweithio ar ein rhan: Gallai hyn fod os ydych chi'n gweithio fel gweithiwr neu'n gwirfoddoli yn un o'r caffis menter gymdeithasol, Café KIM yn Llysoedd Cyfraith yr Wyddgrug neu Café KIM yn Heddfan.

Rhyngweithio â ni trwy drydydd partïon: Gallai hyn fod os rhoddir eich manylion i KIM: drwy atgyfeiriad ar gyfer gwasanaethau KIM gan sefydliad arall; os ydych yn rhoi rhodd drwy drydydd parti fel Just Giving neu gan drydydd partïon eraill yr ydym yn gweithio gyda nhw ac yn rhoi caniatâd i'ch gwybodaeth bersonol gael ei rhannu â ni.

Ewch i'n gwefan: Gall KIM gasglu gwybodaeth a allai gynnwys pa dudalennau ar ein gwefan yr ymwelwyd â hwy fwyaf a pha wasanaethau, digwyddiadau neu wybodaeth sydd o ddiddordeb mwyaf i chi.  Efallai y byddwn hefyd yn olrhain pa dudalennau rydych chi'n ymweld â nhw pan fyddwch chi'n clicio ar ddolenni mewn negeseuon e-bost gennym ni.  Rydym yn defnyddio 'Cwcis' ar ein gwefan i helpu'r wefan i weithio – gweler isod am ragor o wybodaeth am gwcis.

Ewch i'n safle: Mae gan KIM gamerâu CCTV y tu allan i'r Hwb, Park Lane, Treffynnon.  Mae'r CCTV yn dal delweddau o'r holl unigolion sy'n dod i mewn neu'n gadael adeilad yr Hwb a'r ardd a'r maes parcio cyfagos o fewn ein ffin.

Pam mae angen eich manylion a sut rydym yn eu defnyddio

Y prif reswm y mae angen i ni gasglu eich manylion personol yw er mwyn i ni allu cyfathrebu â chi a rhoi gwybod i chi beth mae KIM yn ei wneud a chyfleoedd i chi gymryd rhan yn ein gwasanaethau, digwyddiadau neu weithgareddau.

Mae'r wybodaeth bersonol a gasglwn yn cynnwys: eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, eich pryderon iechyd meddwl a chyffredinol os yw'n berthnasol, enw a manylion cyswllt eich rhiant, gwarcheidwad neu ofalwr os yw'n berthnasol, manylion cyswllt brys, manylion meddygon teulu, galwedigaeth, eich demograffeg, y gwasanaethau sydd o ddiddordeb i chi, gwasanaethau eraill y gallech fod yn eu cyrchu, delweddau CCTV os byddwch yn dod i'n safle yn yr Hwb, Manylion cerdyn credyd/debyd (os ydych yn prynu neu gyfrannu) neu fanylion banc (ar gyfer talu treuliau neu gyflog) ynghyd ag unrhyw wybodaeth a roddwch mewn unrhyw ohebiaeth rhyngom ni.

Mae KIM yn defnyddio'r wybodaeth hon:

• Cadw cofnod o'ch perthynas â ni
• Rhoi gwybodaeth i chi am wasanaethau, gweithgareddau a digwyddiadau KIM
• Monitro eich cynnydd a'ch adferiad gyda KIM
• Adrodd ar lwyddiant prosiectau KIM i'n cyllidwyr (ni ddarperir unrhyw wybodaeth bersonol adnabyddadwy i gyllidwyr heb eich caniatâd penodol i wneud hynny)
• Lle rydych chi'n wirfoddolwr neu'n gyflogai, i weinyddu'r cytundeb gwirfoddoli neu'r contract cyflogaeth
• Ar gyfer aelodau ac ymddiriedolwyr, i roi gwybod i chi am gyfarfodydd a digwyddiadau y gallai fod angen i chi eu mynychu
• Mae delweddau CCTV at ddibenion diogelwch mangreoedd yn unig
• I brosesu eich cyfraniadau neu daliadau eraill, i hawlio Cymorth Rhodd ar eich cyfraniadau a gwirio unrhyw drafodion ariannol.

Os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth bersonol ofynnol i KIM, ni fyddwn yn gallu darparu'r gwasanaethau y gofynnwyd amdanynt, eich hysbysu am ddigwyddiadau neu weithgareddau sy'n digwydd neu brosesu eich rhodd.

Gwybodaeth bersonol sensitif

Mae hyn yn ymwneud â 'chategorïau arbennig' o ddata fel y'u diffinnir gan GDPR ac mae'n cynnwys gwybodaeth am iechyd, hil, tarddiad ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol, aelodaeth undeb llafur, data genetig, data biometrig, bywyd rhyw a chyfeiriadedd rhywiol.

Os ydych yn rhannu eich profiad personol neu brofiad ffrind neu berthynas, efallai y byddwn hefyd yn casglu'r wybodaeth iechyd hon.  Mae hyn yn wybodaeth bersonol sensitif.  Wrth gwrs, gallwch benderfynu: os ydych am aros yn ddienw; yn hapus i rannu eich manylion personol gydag aelodau staff perthnasol neu os hoffech i ni rannu eich stori gyda'r cyfryngau neu bartïon eraill fel rhan o waith Kim yn adrodd straeon personol pobl am iechyd meddwl.

Bydd unrhyw wybodaeth categori arbennig a gasglwn yn cael ei defnyddio yn unig:

• At ddibenion delio â'ch ymholiad, profi gwasanaeth neu gefnogaeth, monitro ansawdd neu werthuso'r gwasanaethau a ddarparwn.
• Ni fyddwn yn trosglwyddo eich manylion i unrhyw un arall heb eich caniatâd penodol ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol, er enghraifft unrhyw un sy'n rhoi gwybod am hunan-niwed difrifol neu'n peri bygythiad i eraill neu blant gysylltu â ni a rhannu materion difrifol fel cam-drin neu ecsbloetio.

Lle rydych wedi rhoi eich caniatâd datganedig eich bod yn hapus i ni rannu eich stori.

Proffilio

Mae KIM ond yn defnyddio technegau proffilio i asesu ein data demograffig a gedwir ar draws ein cronfa ddata gwybodaeth bersonol.  Nid yw hyn yn adnabod unrhyw un yn ôl enw, fodd bynnag, efallai y bydd nodweddion unigryw a allai ganiatáu adnabod yr unigolyn.  Defnyddir y math hwn o broffilio yn fewnol yn unig neu ar gyfer cyflenwi gwybodaeth i gyllidwyr presennol neu ddarpar gyllidwyr i nodi'r angen am wasanaeth neu'r gwaith yr ydym eisoes wedi'i wneud.

Sail gyfreithiol dros ddefnyddio'ch gwybodaeth

Yn y rhan fwyaf o achosion, byddwn yn cael eich caniatâd i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol neu angen defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni contract gyda chi.  Fodd bynnag, gall KIM brosesu eich data personol am resymau cyfreithiol eraill a gelwir hyn yn 'fuddiannau cyfreithlon'.  Rhai enghreifftiau o ble mae gennym 'fuddiant cyfreithlon' i brosesu eich gwybodaeth bersonol fydd: lle rydym yn defnyddio eich data personol i edrych ar sut y gallwn wella ein gwasanaethau, at ddibenion cyfreithiol (e.e. delio â chwynion neu hawliadau) neu ar gyfer cydymffurfio â chanllawiau gan y Comisiwn Elusennau.

Marchnata

Byddwn ond yn cysylltu â chi am ein gwaith neu sut y gallwch gefnogi KIM drwy e-bost neu lythyr oni bai eich bod wedi rhoi eich caniatâd i ni hefyd gysylltu â chi dros y ffôn neu drwy neges destun.

Gallwch ddiweddaru eich dewisiadau neu ein hatal rhag anfon y cyfathrebiadau hyn atoch ar unrhyw adeg trwy gysylltu â ni ar ffôn 01352 872189 neu drwy e-bostio 'info@kim-inspire.org.uk' neu glicio ar y ddolen 'Optio allan' ar waelod unrhyw e-bost a anfonir atoch gan KIM.

Gyda phwy y gallwn rannu eich gwybodaeth?

Bydd unrhyw wybodaeth a roddwch yn cael ei thrin yn gwbl gyfrinachol gyda gwybodaeth a ddefnyddir yn bennaf gan staff (a gwirfoddolwyr) fel y gallant ddarparu cymorth.

Ni fyddwn byth yn gwerthu nac yn rhannu eich data â sefydliadau eraill fel y gallant gysylltu â chi at ddibenion marchnata.  Os bydd angen i ni anfon neu rannu eich data gyda phartneriaid a chyflenwyr dibynadwy sy'n gweithio ar ein rhan, byddwn yn sicrhau bod y sefydliad wedi llofnodi cytundeb prosesu data gyda ni, fel eu bod yn sicr o ofalu am eich data yn yr un ffordd ag y gwnawn.

Efallai y bydd gofyn i ni o dan 'Datgeliad Cyfreithiol' ddatgelu eich gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau i gydymffurfio â chyfreithiau, rheoliadau a chodau ymarfer cymwys neu i gais dilys gan awdurdod cymwys.

Sut ydym ni'n cadw'ch gwybodaeth yn ddiogel?

Mae gennym fesurau corfforol, technegol a sefydliadol priodol ar waith i ddiogelu'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi i atal colled, camddefnyddio neu newid heb awdurdod, mynediad neu ddinistr Er enghraifft, nid yw ein gwefan yn storio eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch yn rhoi gwybodaeth bersonol i un o'n ffurflenni ar-lein – mae'n cysylltu'n uniongyrchol â'n cronfa ddata ddiogel.

Efallai y byddwn yn anfon cyfathrebiadau atoch drwy e-bost.  Nid yw e-bost yn ddull hollol ddiogel o gyfathrebu ac er ein bod yn gwneud ein gorau glas i ddiogelu ein systemau a'n cyfathrebiadau, ni allwn warantu hyn.

Gall ein gwefan gynnwys dolenni i wefannau eraill. Nid ydym yn gyfrifol am gynnwys nac arferion preifatrwydd gwefannau eraill ac efallai y byddant yn casglu gwybodaeth bersonol adnabyddadwy amdanoch chi.

Am ba hyd yr ydym yn cadw eich gwybodaeth?

Mae KIM yn cadw gwybodaeth dim ond cyhyd ag sy'n rhesymol ac yn angenrheidiol ar gyfer y gweithgaredd perthnasol, a allai gyflawni rhwymedigaethau statudol.  Gellir cael copi o Bolisi Cadw Kim drwy gysylltu â ni ar 01352 872189 neu anfon e-bost info@kim-inspire.org.uk

Eich hawliau

Mae gennych hawliau amrywiol mewn perthynas â'r wybodaeth sydd gennym amdanoch.  Os ydych am arfer unrhyw un o'r hawliau hyn neu wneud cwyn, cysylltwch â ni yn KIM Inspire, The Hub, Park Lane, Treffynnon, Sir y Fflint, CH8 7UR neu drwy ffonio 01352 872189 neu drwy e-bost info@kim-inspire.org.uk. Gallwch hefyd wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, https://ico.org.uk

• Mynediad at Wybodaeth Bersonol: Mae gennych hawl i ofyn am fynediad at gopi o'r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi, pam rydym yn ei defnyddio, sut rydym yn ei defnyddio, gyda phwy y caiff ei rhannu a pha mor hir yr ydym yn ei chadw.  Mae'r holl geisiadau mynediad yn rhad ac am ddim a rhaid eu darparu yn ysgrifenedig gyda thystiolaeth o'ch hunaniaeth.
• Yr hawl i wrthwynebu: Gallwch wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol lle rydym yn dibynnu ar fuddiant cyfreithlon neu lle rydym yn prosesu eich gwybodaeth at ddibenion marchnata uniongyrchol.
• Caniatâd: Gallwch dynnu eich caniatâd yn ôl i KIM ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol
• Cywiro: Gallwch ofyn i ni newid neu gwblhau unrhyw wybodaeth bersonol anghywir neu anghyflawn sydd gennym amdanoch chi.
• Ddilead: Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol lle nad oes angen i ni ei defnyddio mwyach, eich bod wedi tynnu'n ôl eich caniatâd neu lle nad oes gennym sail gyfreithlon dros ei chadw.
• Cludadwyedd: Gallwch ofyn i ni ddarparu rhywfaint o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi neu drydydd parti ar ffurf strwythuredig, electronig, a ddefnyddir yn gyffredin, fel y gellir ei drosglwyddo'n hawdd.
• Cyfyngiad: Gallwch ofyn i ni gyfyngu'r wybodaeth bersonol a ddefnyddiwn amdanoch lle rydych wedi gofyn iddo gael ei ddileu neu lle rydych wedi gwrthwynebu ein defnydd ohoni.
• Dim penderfyniadau awtomataidd: Mae gennych yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniadau awtomataidd. Nid yw KIM yn cario ein penderfyniadau awtomataidd ar hyn o bryd.

Cwcis

Mae 'cwci' yn enw ar ffeil fach, fel arfer o lythrennau a rhifau, sy'n cael ei lawrlwytho ar eich dyfais, fel eich cyfrifiadur, ffôn symudol neu lechen pan fyddwch chi'n ymweld â gwefan.

Maent yn gadael i wefannau adnabod eich dyfais, fel y gall y safleoedd weithio'n fwy effeithiol, a chasglu gwybodaeth hefyd am sut rydych chi'n defnyddio'r wefan. Ni ellir defnyddio cwci ar ei ben ei hun i'ch adnabod chi.

Rydym yn defnyddio cwcis i'ch gwahaniaethu oddi wrth ddefnyddwyr eraill ein gwefan. Mae hyn yn ein helpu i ddarparu profiad da i chi pan ddewch i'n gwefan ac mae hefyd yn ein galluogi i wella profiad y defnyddiwr.

Rydym yn defnyddio'r categorïau canlynol o gwcis:

• Mae cwcis cwbl angenrheidiol yn hanfodol i chi symud o amgylch ein gwefan a defnyddio ei nodweddion.
• Mae cwcis perfformiad yn casglu gwybodaeth ddienw am sut rydych chi'n defnyddio ein gwefan, fel pa dudalennau yr ymwelir â nhw fwyaf.
• Mae cwcis swyddogaeth yn casglu gwybodaeth ddienw sy'n cofio dewisiadau a wnewch i wella'ch profiad, fel maint eich testun neu leoliad. Gellir eu defnyddio hefyd i ddarparu gwasanaethau rydych chi wedi gofyn amdanyn nhw fel gwylio fideo neu roi sylwadau ar flog.

'Dim cookies, os gwelwch yn dda'.  Gallwch optio allan o'n holl gwcis (ac eithrio'r rhai sy'n hollol angenrheidiol). Darganfyddwch sut i reoli a dileu cwcis yn eich porwr.

Ond, os byddwch yn dewis gwrthod pob cwci, efallai na fydd ein gwefan yn gweithio i chi fel yr hoffem iddi wneud hynny.

Cymeradwywyd y ddogfen bolisi hon gan Fwrdd Cyfarwyddwyr KIM Inspire, a chaiff ei chyhoeddi gan y Prif Swyddog Gweithredol (Prif Swyddog Gweithredol) ar sail a reolir gan y fersiwn.